Email Marketing là gì? Các bước lập kế hoạch tiếp thị qua email

Email Marketing là một trong những kênh tiếp thị trực tuyến phổ biến và hiệu quả nhất để tiếp cận khách hàng, đặc biệt khi bạn làm Marketing B2B.

Tuy nhiên, cũng giống với mọi hoạt động tiếp thị khác, để tối đa hóa hiệu quả của chiến dịch Email Marketing, việc xây dựng kế hoạch chi tiết là rất quan trọng.

Kế hoạch Email Marketing giúp cho doanh nghiệp đưa ra các mục tiêu cụ thể, xác định đối tượng khách hàng, lên kế hoạch gửi Email, thiết kế giao diện và nội dung Email, cũng như đánh giá hiệu quả chiến dịch.

Trong bài viết này, Đức Lê Marketing sẽ cùng bạn tìm hiểu các bước cơ bản để xây dựng kế hoạch Email Marketing chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp.

Giải thích định nghĩa Email Marketing

Email Marketing dịch sang tiếng Việt là tiếp thị bằng thư điện tử.

Có thể hiểu, Email Marketing là một chiến lược tiếp thị trực tuyến sử dụng công cụ email để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu của một doanh nghiệp đến đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại.

Các chiến dịch Email Marketing thường được thiết kế để gửi đến danh sách email của khách hàng mục tiêu, với nội dung chứa các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi.

Mục đích của tiếp thị qua Email là tạo ra một mối quan hệ gần gũi hơn giữa doanh nghiệp và khách hàng, tăng tương tác và tạo sự tín nhiệm với thương hiệu, cũng như tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đây là một trong những phương tiện tiếp thị trực tuyến phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay, đặc biệt trong việc xây dựng quan hệ với các khách hàng là nhóm doanh nghiệp (B2B)

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch Email Marketing

Như đã nói trên, Email Marketing chiếm một vai trò quan trọng trong kế hoạch tiếp thị tổng thể của các doanh nghiệp. Hình thức marketing này đem lại rất nhiều lợi ích gồm:

Định hướng chiến dịch

Bản hoạch Email Marketing giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng cho chiến dịch của mình, từ mục tiêu, đối tượng khách hàng, nội dung đến phương thức gửi Email. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, cũng như đảm bảo hiệu quả của chiến dịch.

Tăng tính chuyên nghiệp

Lập ra một kế hoạch rõ ràng cho hoạt động tiếp thị qua Email giúp cho doanh nghiệp tạo ra những chiến dịch chuyên nghiệp và chất lượng, từ việc thiết kế giao diện, nội dung đến cách thức gửi Email. Điều này giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tích cực với khách hàng và tăng khả năng tiếp cận và chuyển đổi khách hàng.

Tăng tương tác với khách hàng

Kế hoạch Email Marketing giúp doanh nghiệp tăng tương tác với khách hàng, từ việc gửi thông tin sản phẩm, dịch vụ mới đến cung cấp thông tin hữu ích và giá trị cho khách hàng. Điều này giúp tạo sự tín nhiệm và tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.

Đo lường hiệu quả chiến dịch

Hiện nay các công cụ và phần mềm gửi Email chuyên nghiệp cho phép bạn theo dõi từ số lượng Email đã gửi, số lần khách hàng mở Email, số lần khách hàng bấm vào các liên kết bên trong Email. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách thức tương tác và tiếp cận với khách hàng, từ đó đưa ra các cải tiến và điều chỉnh cho chiến dịch Email tiếp theo.

Các bước xây dựng kế hoạch Email Marketing chuyên nghiệp

Giống như mọi kế hoạch Marketing khác, xây dựng một kế hoạch Email Marketing cũng cần có quy trình cụ thể qua từng bước. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn hoàn thiện được một chiến dịch tiếp thị qua email hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu cuối cùng là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch Email Marketing. Bằng cách định hướng rõ ràng về mục tiêu, bạn. có thể tập trung nguồn lực và thực hiện các chiến lược phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Dưới đây là các yếu tố cần xác định khi đặt mục tiêu trong kế hoạch Email Marketing:

• Đối tượng khách hàng: Để xác định mục tiêu cho chiến dịch Email Marketing, bạn cần xác định đối tượng khách hàng mà mình muốn tiếp cận. Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng để đảm bảo các chiến lược tiếp theo sẽ phù hợp và hiệu quả.
• Mục tiêu cụ thể: Một khi đã xác định đối tượng khách hàng, bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể mà mình muốn đạt được thông qua chiến dịch Email Marketing. Các mục tiêu này có thể là tăng doanh số bán hàng, tăng tương tác với khách hàng, tăng lượng khách hàng mới, tăng số lượng đăng ký subscribe, v.v.
• Các chỉ số đo lường: Sau khi đặt ra các mục tiêu, bạn cần xác định các chỉ số đo lường hiệu quả để đánh giá sự thành công của chiến dịch Email Marketing. Các chỉ số này có thể bao gồm tỷ lệ mở Email, tỷ lệ bấm vào liên kết, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.

Bước 2: Xây dựng danh sách khách hàng

Sự khác biệt giữa việc tiếp thị bằng Email so với công cụ khác, đó là bạn phải có sẵn tệp khách hàng trong tay, cụ thể là một danh sách địa chỉ thư điện tử chính xác của các khách hàng.

Tại bước này, bạn cần thực hiện các đầu việc sau:

• Thu thập dữ liệu khách hàng: Để xây dựng danh sách Email Marketing, bạn cần thu thập thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ Email, địa chỉ, số điện thoại, v.v. Các thông tin này có thể được thu thập thông qua việc đăng ký trên website, mua hàng, tham gia sự kiện, v.v. Lưu ý, bạn càng thu thập được dữ liệu khách hàng chi tiết, bạn càng có nhiều thông tin để phân tích và đưa ra các chiến lược phù hợp.
• Phân tích dữ liệu khách hàng: Sau khi thu thập được dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp cần phân tích để hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của mình. Các thông tin cần phân tích có thể bao gồm độ tuổi, giới tính, sở thích, tài khoản mạng xã hội, v.v.
• Thanh lọc dữ liệu : Trong quá trình đi tổng hợp thông tin khách hàng, chắc chắn bạn sẽ gặp các trường hợp email bị sai thông tin, địa chỉ chưa chính xác. Lúc này bạn cần đến một số công cụ giúp bạn lọc email như Top Email Verify, Bizfly Email, Email Verifer… Chúng sẽ giúp các bạn tìm ra những địa chỉ Email không tồn tại. Từ đó giúp bạn giảm thiểu tỉ lệ bounce rate trong email marketing .

Bước 3: Lựa chọn công cụ gửi Email

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm gửi Email Marketing chuyên nghiệp như MailChimp, Getrespone, Sendpulse… Mỗi phần mềm sẽ có một ưu nhược điểm riêng.

Có một số lưu ý sau đây mà bạn cần quan tâm để chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp:

• Tính năng: Các tính năng của phần mềm gửi Email Marketing phải đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm khả năng tạo mẫu Email, phân tích kết quả, tích hợp với các hệ thống khác, v.v. Ngoài ra, phần mềm cũng cần có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
• Độ tin cậy và bảo mật: Công cụ gửi Email Marketing cần đảm bảo độ tin cậy và bảo mật cao để tránh các vấn đề liên quan đến phát tán spam, bị hack hay mất dữ liệu khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm, như ngân hàng, bảo hiểm hay y tế.
• Hỗ trợ khách hàng: Công cụ nên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7 để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh. Hỗ trợ có thể là email, điện thoại hoặc trực tuyến.
• Giá thành: Giá thành của phần mềm gửi Email Marketing là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn. Bạn cần tìm kiếm phần mềm có giá cả hợp lý với ngân sách được công ty đưa ra.
• Thử nghiệm trước khi mua: Trước khi quyết định mua công cụ gửi Email Marketing, bạn nên tìm hiểu về các phiên bản thử nghiệm hoặc phiên bản miễn phí để đánh giá tính năng và hiệu suất của phần mềm.

Bước 4: Xây dựng nội dung email

Dựa trên chân dung khách hàng mà bạn đã xây dựng được, bạn hoàn toàn có thể tạo ra các nội dung phù hợp và thu hút họ.

Để tạo dựng nội dung Email Marketing hấp dẫn, bạn có thể tham khảo các cách sau:

• Lựa chọn ngôn từ thích hợp: Sử dụng ngôn ngữ gần gũi, thân thiện và truyền tải được thông điệp của bạn một cách rõ ràng và dễ hiểu.
• Tập trung vào vấn đề chính: Đừng lãng phí thời gian của người nhận bằng cách viết những thông tin không liên quan đến nội dung của bạn. Hãy tập trung vào vấn đề chính của Email và truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng.
• Thể hiện giá trị: Bạn nên cho khách hàng biết rõ về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp để họ có thể hiểu rõ hơn về lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Sử dụng hình ảnh và video: Hình ảnh và video có thể giúp nội dung của bạn trở nên sinh động và thu hút hơn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng hình ảnh và video của bạn có độ phân giải cao và tương thích với tất cả các thiết bị.
• Tạo ấn tượng với đường dẫn và nút gọi hành động: Đường dẫn và nút kêu gọi hành động (CTA) là những yếu tố quan trọng giúp người nhận có thể tương tác với bạn sau khi đọc Email của bạn. Đảm bảo đường link và CTA của bạn dễ dàng tìm thấy và hấp dẫn.
• Chia sẻ thông tin hữu ích: Ngoài việc quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, hãy cung cấp cho người nhận những thông tin hữu ích liên quan đến ngành hàng của bạn. Điều này sẽ giúp tăng độ tin cậy và giá trị của Email của bạn đối với khách hàng.

Bước 5: Thiết kế giao diện

Hiện nay các công cụ gửi Email Marketing đêu cung cấp tính năng thiết kế giao diện cho thư điện tử cực kỳ chuyên nghiệp và dễ sử dụng.

Bạn không cần phải biết lập trình hay học về thiết kế chuyên sâu, các công cụ sẽ cho phép bạn tạo ra những mẫu email cực đẹp mắt chỉ thông qua thao tác kéo và thả.

Tuy nhiên, để thực sự làm ra được các mẫu thư thu hút, bạn cũng cần quan tâm đến các khía cạnh sau:

• Tối giản hóa giao diện: Thiết kế email nên được tối giản hóa để tránh gây khó chịu cho người nhận. Hãy đảm bảo rằng nội dung của bạn được trình bày dễ đọc và không quá nhiều chi tiết.
• Cân bằng về màu sắc: Hãy sử dụng màu sắc một cách cân bằng để giúp giao diện của bạn trở nên hấp dẫn và chuyên nghiệp. Không nên lạm dụng quá nhiều màu sắc và hãy chọn màu phù hợp với hình ảnh và nội dung của bạn.
• Sử dụng font chữ phù hợp: Hãy sử dụng font chữ phù hợp để giúp nội dung của bạn dễ đọc và thu hút. Nên chọn font chữ đơn giản và độc đáo để giúp nội dung của bạn trở nên độc đáo.
• Giữ cho độ phân giải ở mức cao: Để đảm bảo giao diện của bạn trông chuyên nghiệp và hấp dẫn, hãy đảm bảo rằng giao diện của bạn có độ phân giải cao và tương thích với tất cả các thiết bị.
• Kiểm tra trên nhiều thiết bị: Trước khi gửi Email, hãy đảm bảo kiểm tra giao diện của bạn trên nhiều thiết bị khác nhau để đảm bảo rằng giao diện của bạn được tối ưu hóa trên tất cả các thiết bị.

Bước 6: Kiểm tra và rà soát

Trước khi gửi một chiến dịch Email Marketing, bạn nên thực hiện rà soát để đảm bảo rằng email sẽ được gửi đến đúng đối tượng và không có lỗi. Các việc cần kiểm tra rà soát bao gồm:

• Kiểm tra địa chỉ email của người nhận: Kiểm tra lại địa chỉ email của người nhận, đảm bảo rằng không có địa chỉ email nào bị sai hoặc bị trùng lặp.
• Kiểm tra nội dung email: Rà soát lại nội dung email để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai link.
• Kiểm tra tiêu đề email: Kiểm tra lại tiêu đề email, đảm bảo rằng nó hấp dẫn và không bị lỗi.
• Kiểm tra giao diện email: Thử nghiệm giao diện email trên các thiết bị khác nhau để đảm bảo rằng email hiển thị đúng trên tất cả các thiết bị.
• Kiểm tra thời gian gửi email: Xác định thời gian gửi email để đảm bảo rằng nó được gửi đến đúng thời điểm phù hợp với đối tượng nhận.
• Kiểm tra mức độ Spam: Gửi thử nghiệm mẫu email của bạn qua các phần mềm như Mailreach hoặc Sendforensics để dự đoán tỉ lệ thư bị rơi vào hòm spam, từ đó cải thiện lại nội dung

Bước 7: Lên lịch gửi Email

Yếu tố thời điểm khi lên lịch gửi Email sẽ phụ thuộc vào nhiều khía cạnh bao gồm:

• Thời gian trong ngày: Thời gian gửi email có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và tỷ lệ bấm vào liên kết của email. Ví dụ: gửi email vào giờ làm việc (từ 9h sáng đến 5h chiều) có thể tăng tỷ lệ mở và bấm vào liên kết hơn so với gửi email vào đêm khuya hay cuối tuần.
• Thời điểm trong tuần: Các ngày trong tuần cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của chiến dịch email. Thông thường, thứ Ba đến thứ Năm là những ngày tốt nhất để gửi email, vì vào những ngày này, khách hàng thường có thể dành nhiều thời gian hơn cho email của bạn.
• Vị trí địa lý: Địa lý cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian gửi email. Nếu bạn có đối tượng khách hàng ở nhiều múi giờ khác nhau, bạn nên lên lịch gửi email vào thời điểm phù hợp với múi giờ của khách hàng.
• Ngành nghề: Các ngành nghề khác nhau có thể có thời điểm tốt nhất để gửi email khác nhau. Ví dụ: gửi email vào thứ Hai có thể tốt cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, trong khi gửi email vào cuối tuần có thể tốt cho các cửa hàng bán lẻ.

Tuy nhiên, không có một thời điểm nào hoàn hảo chung cho mọi doanh nghiệp. Do đó, để tìm ra thời điểm tốt nhất để gửi email, bạn nên thử nghiệm và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tốt nhất cho chiến dịch của mình.

Bước 8: Đánh giá hiệu quả chiến dịch

Đánh giá kết quả là một khâu quan trọng trong kế hoạch triển khai Email Marketing. Tuy nhiên đây lại là bước bị nhiều marketer lãng quên nhất.

Dưới đây là những điều cần làm tại khâu đánh giá hiệu quả chiến dịch:

• Theo dõi các chỉ số đo lường: Các chỉ số đo lường hiệu quả của chiến dịch email marketing bao gồm tỷ lệ mở email, tỷ lệ bấm vào liên kết, tỷ lệ hủy đăng ký và doanh số bán hàng. Bạn cần theo dõi các chỉ số này để đánh giá hiệu quả của chiến dịch email marketing.
• Phân tích dữ liệu: Sau khi theo dõi các chỉ số đo lường hiệu quả, bạn cần phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về sự tương tác của khách hàng với email của bạn. Bạn cần xem xét các yếu tố như nội dung email, chủ đề email, thời gian gửi email và danh sách đích để đưa ra các cải tiến cho chiến dịch email marketing của mình.
• So sánh với các chiến dịch trước đó: Bạn nên so sánh kết quả của chiến dịch email marketing hiện tại với các chiến dịch trước đó để đánh giá những bước tiến và cả bước lùi của chiến dịch.
• Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về chiến dịch email marketing của bạn là một cách tốt để cải thiện chiến dịch trong tương lai.
• Điều chỉnh chiến dịch: Dựa trên kết quả đánh giá, bạn cần điều chỉnh chiến dịch email marketing của mình để cải thiện hiệu quả của nó.

Kết luận

Như vậy, việc lập kế hoạch email marketing là một quá trình quan trọng và cần được thực hiện một cách chi tiết và kỹ lưỡng. Với các bước hướng dẫn trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng xây dựng một kế hoạch Email Marketing hiệu quả, từ việc xác định mục tiêu cho đến việc thiết kế nội dung email và lên lịch gửi email.

Ngoài ra, khi thực hiện chiến dịch email marketing, bạn cần lưu ý đến việc lựa chọn phần mềm gửi email, thiết kế giao diện email và đánh giá hiệu quả chiến dịch. Bằng cách thực hiện các công việc này, bạn có thể tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch email marketing của mình, thu hút được sự quan tâm của khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Tuy nhiên, để thành công trong email marketing, bạn cần có sự kiên nhẫn, tập trung vào khách hàng và luôn tìm kiếm các cải tiến cho chiến dịch của mình. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có những ý tưởng và kinh nghiệm cần thiết để bắt đầu thực hiện chiến dịch email marketing của mình một cách hiệu quả.